Office Manager

Solliciteer nu

Office Manager +

FULL-TIME · AMSTERDAM

Gezocht: Energieke office manager met eventplanner skills

Je bent als Office Manager het visitekaartje van Energize. Je ontvangt onze relaties op een vriendelijke en energieke manier en zorgt voor een optimale bereikbaarheid van ons bureau. Je ziet gaten én loopt ze dicht, voordat ze kunnen ontstaan.

Dankzij jouw oog voor detail voelt ons kantoor als een tweede thuis voor het team. Je zorgt dat alles werkt, de lunch klaar staat, koel- en voorraadkasten zijn gevuld en het team is voorzien van alles wat ze nodig hebben. Je assisteert het management bij het maken van afspraken en bent aanspreekpunt voor ons HR-beleid.

Jaarlijks organiseert Energize diverse teamuitjes en exclusieve events voor marketingdirecteuren. Ook daar ga jij een grote rol in spelen. Je hebt ervaring met eventorganisatie en zorgt voor een perfecte voorbereiding, coördinatie en beleving. 

Kortom een veelzijdige functie bij het meest energieke bureau van Nederland! Klinkt goed? Lees dan vooral verder en klik op de rode button rechtsboven of helemaal onderaan deze pagina om te solliciteren.  

Wat houdt die job precies in?

De functie is tweeledig; zo ben je verantwoordelijk voor het reilen en zeilen op kantoor, maar je gaat ook aan de slag met de organisatie van events zoals het jaarlijkse CMOtalk/dinner en CMOtalk/breakfast

Office-werkzaamheden

  • Operationele werkzaamheden zoals: telefoon-, agenda- en e-mailbeheer, verzorgen van correspondentie richting klanten, verzorgen van mailings;
  • Het verzorgen van de inkomende en uitgaande post;
  • Beheer van archief en documentatie;
  • Eerste telefonisch aanspreekpunt;
  • Ondersteuning van het management team;
  • Beheer facilitaire zaken;
  • Dagelijkse verzorging van de lunch;
  • Voorraadbeheer;
  • Beheren van de kas;
  • Coördinatie administratieve vragen in overleg met onze externe financiële partner;
  • Inplannen van doelstellingen-, voortgang-, contract- en beoordelingsgesprekken;
  • Ondersteuning bij werving- en selectie van nieuwe medewerkers.

Event-werkzaamheden

  • Ondersteuning bij interne -en relationele events;
  • Opstellen van draaiboek en eventinstructie;
  • Coördinatie van uitnodigingen;
  • Contact met leveranciers, cateraars en locatiepartners;
  • Budgetbewaking.

Waar voldoet de office manager van onze dromen aan? 

  • Een afgeronde HBO opleiding;
  • Minimaal 3 tot 6 jaar ervaring in een soortgelijke functie;
  • Affiniteit met marketing, advertising en hospitality;
  • Uitstekende beheersing van de Nederlandse en goede beheersing van de Engelse taal
  • Goede beheersing van de softwarepakketten Google Suite, Keynote en Excel;
  • Sterke communicatieve vaardigheden;
  • Betrouwbaar, energiek, proactief en professioneel.


Je bent...

  • ... klantgericht | Je onderzoekt de wensen en behoeften van de klant en speelt hier proactief op in, rekening houden met de belangen van het bureau.
  • ... initiatiefrijk | Je creëert kansen en signaleert problemen en handelt zonder af te wachten.
  • ... een organisator | Je kunt prioriteiten bepalen en geeft de benodigde acties, tijd en middelen aan om deze doelen te verwezenlijken.
  • ... kwaliteitsgericht | Je hanteert hoge kwaliteitsnormen en streeft naar voortdurende verbeteringen en borging van kwaliteit.
  • ... creatief | Je komt met originele of nieuwe ideeën en bedenkt oplossingen met een andere invalshoek.
  • ... flexibel | Je kunt je gedrag en invalshoek makkelijk aanpassen als de situatie daarom vraagt.

Wat kun je van ons verwachten?

Weten met wie je gaat werken, wat we zoal doen of alvast meegenieten met de Energize Draait Door playlist? Neem dan vooral een kijkje op onze job page of de website. Verder kun je het volgende sowieso verwachten:

  • Een sfeervolle, energieke en informele werkomgeving;
  • Compleet verzorgde (en gezonde) lunches, met op vrijdag een vers visje;
  • Gezellige Energize Nights en andere team uitjes;
  • Eigen Stay Energized-budget voor je persoonlijke ontwikkeling;
  • Competitief salaris, 25 vakantiedagen en een goede pensioensregeling;
  • Een mooie positie in ons hechte en gedreven team van 15 collega’s.

Herken jij je in dit profiel? Dan is deze job je op het lijf geschreven. Solliciteer dan via de rode sollicitatiebutton onderaan deze pagina en dan zien we je snel voor een koffietje!

Vragen over deze functie? Stuur een mailtje naar klaas@energize.nl.